Conservazione digitale dei documenti: una guida per evitare errori

Conservazione digitale dei documenti una guida per evitare errori

Introdotta negli ultimi due decenni, la conservazione digitale dei documenti ha rivoluzionato voci di costo, come spiega Savino Solution, spazi dedicati all’archiviazione e perfino la contabilità. Più che il privato cittadino, a doversi adeguare in maniera rigorosa sono le aziende e le società, lucrative e non.

Se, da una parte, questa nuova modalità di gestione presenta vantaggi significativi, dall’altra richiede un periodo di passaggio per permettere a tutti di adeguarsi alla nuova situazione. La mancata conoscenza delle regole, inoltre, può portare ad errori e a ripercussioni non proprio piacevoli sul bilancio economico.

Per evitare che semplificare acquisisca, di fatto, il significato opposto, dobbiamo chiarire alcuni punti chiave sull’argomento. In questo breve vademecum, cercheremo di fare luce sul tema, in conformità con le disposizioni dell’AGID.

Conservazione digitale dei documenti: perché adeguarsi?

Nonostante i cambiamenti implichino delle complicazioni iniziali, passare dai supporti cartacei a quelli informatizzati presenta dei benefici visibili fin dal breve termine. Questi vanno ben oltre la motivazione: “Perché ci dobbiamo conformare alle esigenze future.”

Tanto per fare un esempio, è di rilievo la salvaguardia degli spazi. Man mano che il tempo passa, una moltitudine di fascicoli, certificati ed attestati vanno in scadenza o in prescrizione. Tutto ciò consente di fare una pulizia periodica degli archivi e di utilizzare quelle aree per altri scopi, risparmiando sull’acquisto o sulla locazione di nuovi immobili.

Altra ragione è il contenimento delle spese. Oltre a quelle appena descritte, sono da aggiungere i costi per cartucce, toner, corrente elettrica per azionare stampanti, scanner e fotocopiatrici e, ovviamente, la carta. A tale proposito, si dà il proprio contributo alla salvaguardia dell’ambiente: in tale ottica, la conservazione digitale diventa una procedura eco-sostenibile.

Ulteriore punto a favore è la facilità di ricerca del materiale. C’è molta differenza tra esaminare manualmente i fascicoli foglio per foglio ed inserire una parola chiave in un database. Diventa evidente, quindi, un considerevole abbattimento dei tempi per trovare i files necessari, con vantaggi anche per l’archiviazione sostitutiva.

A completare il quadro, infine, troviamo l’opportunità di accedere a quanto serve in ogni istante della giornata, perfino a notte fonda. Fatta eccezione per le manutenzioni dei siti o problemi alla rete, è possibile trovare quanto ci interessa in pochi click.

Nei casi in cui è prevista la consultazione autonoma, quindi, basta entrare nel sistema con le credenziali di accesso e, in pochi minuti, arrivare all’obiettivo prefissato. Senza necessità di rimandare ad oltranza per via della fila allo sportello.

Make or buy? I vantaggi di ciascuna opzione

Dobbiamo tenere conto, in questo caso, della mole di lavoro prevista per digitalizzare i documenti, nonché della loro tipologia. Non tutto il materiale, infatti, si presta all’informatizzazione, ragion per cui l’idoneità va verificata in caso di dubbi.

Lo stesso discorso vale per i formati. I files adatti alla procedura sono, comunque, quelli più utilizzati da tutti. PDF, Word, TIFF, JPG, formati compatibili con le caselle di posta elettronica, TXT, XML rientrano fra le opzioni compatibili.

Pertanto, se la gestione di questo aspetto non richiede particolari investimenti di tempo o si hanno conoscenze approfondite da un punto di vista tecnico-legale, è possibile farla in proprio.

Nel caso in cui, invece, la preparazione non sia adeguata o il carico di lavoro sia eccessivo, è preferibile delegare il compito. Per sicurezza, è indispensabile rivolgersi a professionisti esperti e certificati AGID.