CRM Saas o tradizionale? I fattori per stabilire una scelta

I software Customer Relationship Management (CRM) sono stati ideati per aiutare le aziende a gestire le informazioni dei propri clienti in modo efficace, includendo dati di contatto, dettagli sui contratti, informazioni sugli ordini e note relative alle conversazioni. Il mercato dei CRM, che vale circa 60 miliardi di dollari, è altamente competitivo e il tasso di crescita previsto è del 13% fino al 2030. Se il mercato anglofono è quello che segna il trend, sappiamo che già da un buon decennio la stragrande maggioranza, oltre l’80% delle aziende oltreoceano, sta utilizzando un programma per l’ottimizzazione delle vendite.

Con l’aumento della domanda l’offerta si è moltiplicata esponenzialmente e oggi il settore è saturo di possibilità. Tra i diversi prodotti individuiamo due categorie principali: il CRM tradizionale, installato localmente su un server o un computer, e il CRM basato su cloud, noto anche come Saas, che lavora da remoto. Andiamo a vedere alcuni aspetti che possono orientare la scelta tra questi modelli.

Tenere aggiornato il proprio CRM

Trattandosi di tecnologie in continuo miglioramento l’installazione di aggiornamenti alla piattaforma è un tema di chiara importanza. Il CRM basato su cloud offre la possibilità di ricevere aggiornamenti automatici, cosa che non accade con i CRM tradizionali che richiedono l’installazione di software e aggiornamenti manuali. Grazie all’utilizzo di un CRM basato su cloud, gli aggiornamenti vengono installati automaticamente, senza costi aggiuntivi e in tempi brevi, offrendo sempre le funzionalità all’avanguardia e una maggiore sicurezza. Con un CRM cloud-based, non c’è bisogno di preoccuparsi per l’installazione di patch di sicurezza o aggiornamenti, che possono rappresentare una fonte di ansia per la sicurezza dei dati.

Accessibilità al sistema CRM

Uno dei principali fattori che differenziano il CRM basato su cloud dal CRM tradizionale è l’accessibilità e la mobilità offerte. Il CRM basato su cloud permette ai dipendenti di accedere alle informazioni sui clienti da qualsiasi dispositivo connesso a internet, ovunque si trovino, senza dover essere fisicamente presenti in ufficio. Questo significa che i dipendenti possono lavorare in remoto o in movimento, senza limitazioni geografiche o temporali, accedendo alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività.

Al contrario, i dipendenti che utilizzano un CRM tradizionale devono essere fisicamente presenti in ufficio per accedere alle informazioni sui clienti, a meno che l’azienda non abbia investito in un sistema costoso e complesso di accesso remoto. Questo limita la mobilità dei dipendenti e la loro capacità di lavorare in remoto, impedendo loro di accedere alle informazioni sui clienti quando si trovano fuori sede.

In sintesi, il CRM basato su cloud offre un’accessibilità e una mobilità maggiori rispetto al CRM tradizionale, consentendo ai dipendenti di accedere alle informazioni sui clienti da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet. Questo può aumentare l’efficienza e la produttività dei dipendenti, consentendo loro di svolgere le loro attività in modo più flessibile e efficiente.

I vantaggi economici della scalabilità nei CRM

Che sia in cloud o su server locale la scalabilità di un CRM rappresenta uno degli aspetti principali per disporre di uno strumento efficiente e dai consumi adeguati. Se spesso per un CRM tradizionale le aziende devono sostenere costi elevati per l’infrastruttura informatica dedicata, con un CRM Saas si ha la sicura possibilità di espandere o ridurre le esigenze di spazio di archiviazione e di elaborazione dati in modo semplice ed economico. In questo modo, le aziende possono adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato e gestire in modo efficiente i flussi di lavoro, senza dover investire in hardware costosi. Inoltre, grazie al modello di pagamento “pay-as-you-go”, le aziende pagano solo per il servizio utilizzato, evitando costi fissi eccessivi.

CRM: funzioni extra

Giusto anche considerare quei CRM che offrono funzionalità avanzate, come l’integrazione di alcune caratteristiche tipiche dei software gestionali. Un esempio di questi è un CRM sviluppato da un’azienda italiana che è basato su cloud e offre funzionalità di badge che segna ingressi e uscite. Questa tecnologia può essere utilizzata per effettuare l’azione analogica di “timbratura” del cartellino, offrendo non solo massima accessibilità ma anche un modo innovativo per tenere traccia delle presenze dei dipendenti. Grazie all’integrazione di funzionalità gestionali, i CRM diventano strumenti sempre più completi e adatti alle esigenze delle aziende moderne.

Sicurezza dei dati aziendali

Rispetto alla tanto dibattuta questione sicurezza: nel caso delle soluzioni cloud-based, spesso si utilizzano sistemi automatici di backup e crittografia dei dati per garantire la loro protezione e prevenire eventuali perdite o divulgazioni non autorizzate; con un CRM tradizionale i dati aziendali sono archiviati in locale, il che significa che l’azienda ha il pieno controllo sulla loro gestione e accesso. Questo aspetto può essere particolarmente rilevante per le aziende che devono trattare dati sensibili o rispettare normative sulla privacy. In sintesi, sebbene la sicurezza sia un requisito imprescindibile per entrambe le tipologie di software, sul fronte della protezione dei dati sensibili la bilancia pende a favore delle soluzioni tradizionali.

È evidente che l’adozione di una soluzione cloud-based presenta numerosi vantaggi, come la flessibilità e l’accessibilità da qualsiasi dispositivo connesso a internet. Tuttavia, è importante valutare attentamente le esigenze della propria azienda e le normative in vigore prima di scegliere tra una soluzione cloud o tradizionale. In particolare, la gestione dei dati sensibili richiede una particolare attenzione e spesso la soluzione tradizionale si rivela più adeguata a garantire un controllo completo sulla gestione dei dati. In ogni caso, è fondamentale che ogni software CRM preveda strumenti di sicurezza adeguati per proteggere le informazioni sensibili e garantire la loro integrità.