Come aumentare la produttività della propria attività: consigli e strumenti utili 

La produttività di una persona è, in parole povere, la quantità di lavoro che può effettuare in un determinato lasso di tempo. Si tratta di una misurazione piuttosto semplice da effettuare, tuttavia, i fattori che possono influenzarla sono complessi ed eterogenei. Inoltre, ogni dipendente nello svolgere il proprio lavoro è motivato in modo diverso e ha difficoltà diverse da risolvere rispetto a chi svolge mansioni completamente diverse dalle proprie. Tuttavia, questo non significa che non sia possibile trovare dei metodi per poter aumentare la produttività di tutti i dipendenti, creando così un ambiente non solo più efficiente ma anche più soddisfacente e appagante.

L’importanza del MBO

Tra i vari sistemi di misurazione aziendale, l’MBO, ovvero il management by objectives, traducibile in italiano come “gestione per obiettivi”, rappresenta un metodo di valutazione efficace per poter migliorare le performance aziendali e la comunicazione che intercorre tra il vertice e la base, ovvero, tra i manager e i collaboratori.

Partendo da un presupposto teorizzato da Peter Drucker, ideatore di questo sistema, che teorizza che qualsiasi azienda non deve avere come obiettivo principale il raggiungimento del massimo profitto bensì ricavi che possano coprire i costi e i vari rischi connessi all’impresa, si sviluppa l’idea, che rappresenta il fulcro attorno a cui ruota l’MBO, di una pianificazione del lavoro che dia maggiore autonomia ai dipendenti attraverso l’individuazione di obiettivi da perseguire più gestibili.

Il piano gestionale basato sul management by objectives, infatti, inizia in genere con un’analisi della situazione aziendale in modo da poter prefissare obiettivi generali per l’azienda, ad esempio come aumentare il fatturato, come migliorare l’efficienza del lavoro, come ridurre i costi di produzione ecc.

Una volta stabiliti questi, l’MBO impone anche l’individuazione di obiettivi individuali i quali devono rispondere a precise caratteristiche comodamente racchiuse nell’acronimo SMART (Specifici-Misurabili-Raggiungibili-Realistici e definiti nel Tempo).

Infine, dopo aver definito tutti gli obiettivi, è importante trasmetterli in modo chiaro e semplice a tutti i cooperatori, così da allineare tutti su una stessa strategia e creare un clima di fiducia tra chi è al vertice e i dipendenti. Il sistema MBO, oltre ad avere dei vantaggi, conosce anche qualche criticità. In primo luogo, tende a focalizzarsi su obiettivi di breve periodo, il che può portare a ridurre l’attenzione del management sugli obiettivi di medio-lungo periodo. Infine, un’altra critica che spesso viene mossa è che tale sistema risulta essere ancorato eccessivamente ai risultati economico finanziari.

La “gamification”

Uno dei metodi più utilizzati per incentivare la produttività dei dipendenti è utilizzare tecniche di “gamification”, al fine di aumentare la concorrenza. Ciò significa implementare elementi di gioco per raggiungere gli obiettivi più importanti. È possibile basare il proprio programma di ricompense basando il gioco su tre livelli, prevedendo medaglie mensili per il componente del team che si è distinto di più; i distintivi da erogare al raggiungimento di determinati traguardi e infine i trofei, assegnati per le prestazioni migliori. Ovviamente, a quelli virtuali devono corrispondere anche dei premi reali, come una carta regalo, i biglietti per alcuni eventi sociali organizzati all’esterno dell’azienda, biglietti per una vacanza con la famiglia, buoni acquisto ecc.

Concentrarsi sui beni intrinseci

I beni intrinseci rappresentano un altro metodo per stimolare la motivazione dei collaboratori e dei dipendenti. A differenza dei premi esterni, come somme di denaro aggiuntive o benefit concessi ai dipendenti in caso di raggiungimento degli obiettivi, i premi intrinseci agiscono sulle persone in modo più profondo. Infatti, alcuni individui traggono maggiore soddisfazione dai “valori interni” (come il senso di realizzazione, l’autonomia e il progresso personale). Quando un soggetto trova gratificante il proprio lavoro, quindi, è più incline a impegnarsi e inevitabilmente tende a produrre di più.

Inoltre, è bene sottolineare che i premi intrinseci sono correlati a un impegno a lungo termine, mentre le ricompense esterne possono diventare meno rilevanti dopo aver soddisfatto i bisogni materiali di chi le percepisce.

Concedere autonomia al team

L’autonomia è un altro elemento chiave per motivare i lavoratori e incrementare il loro impegno. I manager che concedono autonomia al team dimostrano fiducia nelle capacità delle risorse umane dell’azienda, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più stimolante.

Questo atto di fiducia permette la solida costruzione di un legame emotivo tra datore di lavoro e dipendente. Inoltre, quando le persone si sentono padrone del proprio tempo, riescono ad essere più responsabili e anche soddisfatte del loro lavoro, garantendo risultati migliori. Tuttavia, è bene specificare che sono gli HR a dover promuovere un ambiente lavorativo che permetta ai dipendenti di prendere decisioni in autonomia, definendo gli obiettivi e i processi con chiarezza e fornendo, al contempo, tutti gli strumenti utili per agire nel modo giusto e coerente con la mission aziendale. In più, è bene organizzare delle call e delle riunioni periodiche per ottenere dei feedback e apportare, eventualmente, delle correzioni al metodo di lavoro dei dipendenti.